1899年8月23日，地亚士洋行出具的大生纱厂购买灭火器、飞锭款的收条，原件藏南通市档案馆。 

大生初期档案形成之后，随着大生沪所办公场所的变更而不断搬迁，档案始终没有散失。大生纱厂创办初期能够成功，原因是多方面的，从档案管理这一个斑，也可以窥其全貌。

档案是人类活动过程中自然形成并有意保存、用于备查的历史记录。由于档案是在人类活动中直接形成的，这样的原始性特征，使得它具备凭证价值。“历史记录和历史凭证乃是档案最本质的作用。”档案被有意识地保管，首要目的是通过有证据作用的档案，维护自身的利益。对于企业来说，档案管理是整体管理的一个有机部分，也是其管理水平的一面镜子。

作为大生纱厂创办人的张謇，他的思维方式和行为规范，对于企业的走向有决定性的作用。张謇是一位有较强档案意识的有识之士，多年的幕僚生涯使得张謇通晓官府档案管理的基本流程和规范，从而运用到大生纱厂管理中。张謇1897年起草，并于1899年定稿的大生纱厂《厂约》，是体现中国早期民族工业经营管理思想的经典之作。《厂约》规定银钱账目董事负责文书和档案管理：“入储卖纱之款，出供买花之款，备给工料，备支杂务，筹调汇画，稽查报单，考核用度，管理股票、公文、函牍，接应宾客，银钱帐目董事之事也。”大生纱厂从筹备之始就注重档案的积累和保存。

大生纱厂的档案管理，其实是企业风险管理的组成部分。完整系统的档案，能有效避免经营活动中的纠纷和损失，这在大生纱厂创办初期就有案例。大生纱厂开车之时，最大的投资是来自官府，折价为25万两的纺纱机器。官机由于长期在黄浦江滩存放，不免锈蚀。大生纱厂所分的官机运到南通，安装调试之后发现有缺损。经过与原始购机合同相对照，1899年10月19日，张謇在给刘坤一的信函中认为：“似此项分领之机，因锈损而缺，非原单所缺。”

根据1897年8月16日江宁商务局与张謇、盛宣怀签订的《官商合同》，张謇与盛宣怀分别领取官机，各自在通州和上海建立纺纱厂。对于官机部件的缺失和损毁处理，《官商合同》这样规定的：

全厂机器所须备用各零件，瑞记洋行原订合同载明，一律配足六个月，应由厂预先派人照单细查。如果查有机器锈坏，或零件短少，全由官向该洋行清理，照数修补齐全。倘六个月内因机器锈坏未修、零件缺少未补，以致停工，则停工之日，厂中所有各费由官责成瑞记赔认。

合同明确大生纱厂在查明官机部件缺失和损毁情况后，向官府汇报，再由官府跟供应商瑞记洋行交涉，瑞记洋行负责备齐和修补。所有这一切的前提，在于按照原始采购合同的清单与实物核对。通过翔实的原始档案，大生纱厂维护了自身权益，避免了无谓的损失。

从现存的大生档案来看，大生纱厂的档案管理制度体现为对文件材料的全过程管控。对于文件的形成，特别是合同的拟订，张謇非常注重内容的把控。张謇认为：“既是买卖，应订契约。一切交涉事例，载明约内”。1906年，张謇曾在上海聘请英籍律师哈华托担任大生纱厂、大达轮埠公司、江浙渔业公司等6家公司的法律顾问，哈华托是沪上著名的律师，很早就在上海滩开展业务，1872年《北华捷报》行名录里就有他的名字。顾问事项包括“商量事件、备办事件、陪从议事及写信案牍”，费用为每家公司120两，可见张謇通过法律顾问对合同进行把关。荣德生的回忆也证明这一点：“我国工商界深明法理者不多，忆民国三年与蔡兼三至京，同见张部长（张謇），谈次，谓吾国商人多不研究法律，故与外商订立契约往往吃亏，遇到交涉时，自己立场亦多不合，以后商会应对此注意，倡导研究。”

除了对文件材料的内容把关外，大生纱厂还注重档案收集的齐全。相对完整的档案能够反映事物的全貌，也能确保自身利益的整体维护。从现存的大生初期档案看，会计档案事无巨细地反映了大生纱厂的经营活动，特别是融资情况，还记录了大生沪所自身的管理活动，包括员工的工资、福利、办公费用，此外张謇在上海活动的相关经费的记录，也补充了不少其他史料不可能有的细节。就文书档案而言，大生纱厂的收发文都采取双套制，发文留有底稿，收文誊抄备份，有效避免原件在使用过程中缺失带来的困惑。

难能可贵的是，大生纱厂的档案管理保持着一贯的严谨。大生初期档案形成之后，随着大生沪所办公场所的变更而不断搬迁，历经广丰洋行、天主堂街的春裕成、裕源批发所、印书公会、通海花业公所、协兴公皮货行、南太平码头、小东门外、法租界外滩12号、南通大厦、南京路保安坊等多处，档案始终没有散失。档案管理是企业管理的一部分，也是企业管理水平的一个标杆。大生纱厂创办初期能够成功，原因是多方面的，从档案管理这一个斑，也可以窥其全貌。